APAR @ AIIMS

El cliente

The Instituto de Ciencias Médicas de toda Indiason un grupo de facultades médicas públicas de educación superior del gobierno autónomo. Estos institutos han sido declarados por ley del Parlamento como institutos de importancia nacional.

APAR significa Annual Performance Appraisal Report. Es el proceso utilizado para evaluar el desempeño anual de empleados del Gobierno Central en cualquier organización relacionada con el Gobierno de la Unión de India.

El formulario APAR consta de las siguientes partes:

• Información básica: Esta parte contiene los datos laborales básicos del empleado, como nombre, departamento, cargo, etc. La completa el Establecimiento, equivalente a una oficina de recursos humanos.
• Autoevaluación: Esta parte contiene las preguntas que el empleado responde para explicar el trabajo realizado durante el período indicado en el formulario.
• Evaluación: El responsable directo del empleado completa esta parte y califica al empleado según el trabajo realizado.
• Revisión: El responsable de revisión revisa las partes 2 y 3 para garantizar que las calificaciones reflejen realmente el trabajo realizado por el empleado.
• Aceptación: Para algunos cargos existe un tercer nivel de revisión del formulario, realizado por la Autoridad de Aceptación.

Los formularios APAR recopilados durante un período de 5 años se utilizan en la promoción de los empleados.

Según el Department of Personnel Training (DoPT), cada paso del proceso tiene un plazo determinado, tras el cual debe pasar al siguiente nivel.

El reto

• Falta de digitalización: Debido a la falta de digitalización del proceso, muchos formularios impresos se perdían. Esto se debía a una alta carga de trabajo y a la falta de responsabilidad de algunos empleados. Al no haber transparencia en el proceso, la administración no podía intervenir ni tomar las medidas adecuadas.
• Retraso en ascensos: En ocasiones, la falta de formularios APAR de ciertos empleados retrasaba sus ascensos. Muchas veces se descubría que el responsable de informar o revisar se había jubilado o renunciado, lo que provocaba formularios faltantes.
• En el proceso de digitalización: Cuando se contactó a una agencia externa para digitalizar el proceso APAR, los costos propuestos eran altos y esto retrasaba la digitalización.

La solución

En una reunión con el Director Adjunto de Administración de AIIMS, Nueva Delhi, se decidió desarrollar el módulo internamente e implementarlo para AIIMS. En la primera fase, el módulo debía lanzarse para aproximadamente 4.800 empleados, cubriendo 60 designaciones.

Todo el proyecto se desarrolló en Tryton. El trabajo se realizó en las siguientes etapas:

• SRS and BPM: Se organizaron varias reuniones entre el equipo de desarrollo y la célula ACR para comprender el proceso. Se creó un modelo de procesos de negocio en yEditor. Durante estas reuniones se rediseñó el proceso de negocio para hacerlo más rápido y eliminar cargas innecesarias. Se redactó un documento detallado de especificación de requisitos de software.
• Programación: Un equipo de 5 desarrolladores dirigido por un consultor senior de software escribió el código del módulo APAR. El proyecto se gestionó en Gitlab, alojado en un servidor interno.
• Pruebas: Un equipo de aseguramiento de calidad escribió y ahora ejecuta los casos de prueba del módulo APAR para asegurarse de que sigue el proceso y está listo para desplegarse.

La implementación

Se usó un servidor interno para lanzar el proyecto. El sistema estuvo disponible tanto en Internet como en la intranet mediante el cliente web de Tryton. Los datos de los empleados se recopilaron desde el establecimiento en una plataforma paralela iniciada antes de desarrollar el módulo.

Luego, estos datos se migraron al módulo APAR utilizando scripts de Python. Una vez que los datos estuvieron disponibles, las demostraciones y la capacitación de los usuarios se realizaron en lotes para garantizar que los usuarios entendieran el proceso y lo que debían hacer.

Como resultado de este proyecto se crearon tres módulos:

• RR. HH.: Este módulo contiene la información de los registros de empleados
• AIIMS Extension: Este módulo contiene la estructura compleja de AIIMS, que incluye establecimientos, centros, departamentos, etc.
• Localización al hindi: Este módulo contiene la configuración básica para el idioma hindi.

Resultados

Al 23 de octubre de 2019, 4840 formularios APAR (de 4853) habían completado todo el proceso. Esto representa aproximadamente el 99.73% de todos los formularios APAR creados.(El proceso sigue en curso)

Planes futuros

En la Fase 2 de APAR, todos los empleados regulares completarán sus APAR en línea en esta plataforma. El número total de empleados regulares es de aproximadamente 13.000. Esto incluirá una amplia gama de usuarios, desde médicos hasta personal de apoyo.

Proveedor

Instalación de informática, Instituto All India de Ciencias Médicas, Nueva Delhi