Coppernic
Caso de estudioPotenciando a los trabajadores móviles.
El cliente
CAMIR, es una empresa cuyas actividades principales son la comercialización de productos industriales y la fabricación de piezas metálicas a nivel B2B; uno de sus principales clientes es la mayor cervecería de Perú.
Inició operaciones en 1991 y está ubicado en la JR. HELIO NRO. 5624URB. INFANTAS INDUSTRIALES - LOS OLIVOS - LIMA - PERÚ.
TieneISO 9001-2015certificación desde abril-2018, proceso iniciado en paralelo a la implementación de Tryton como su ERP en 2017.
El reto
Cuando iniciamos la implementación de Tryton en septiembre de 2017, en la fase analítica (TAL CUAL) identificamos problemas operativos. Era necesaria una solución a gran escala, algunos de los desafíos y problemas que se encontraron fueron:
- Desorden a nivel operativo.
- No había una asignación clara y consistente de roles entre los trabajadores.
- Personal sin experiencia en el uso de Sistemas Integrados de Información se encontraba en hojas de cálculo.
- Falta de procesos documentados: las actividades se realizaron de forma espontánea, sin contar con un proceso formal.
- Falta de integración de las diferentes áreas de la empresa: cada área desempeñaba sus funciones sin seguir un orden o secuencia, lo que provocaba que las compras de mercancías se realizaran en tiempos subóptimos y no hubiera trazabilidad del avance de los pedidos hasta su salida del almacén.
- No hubo codificación ni categorización de los productos. Había una "aplicación" en fox para DOS que les permitía crear cotizaciones y registrar ventas.
- No había control sobre las facturas por cobrar y por pagar, ni sobre sus condiciones de pago, todo se manejaba manualmente mediante tablas de Excel.
- El Área de Producción/Manufactura no contaba con ningún tipo de registro o control automatizado de sus operaciones ni de los materiales consumidos en cada producción.
- La nómina se calculó utilizando hojas de cálculo de Excel y las nóminas se crearon completando formularios manualmente.
La solución
En respuesta a los problemas identificados durante la fase analítica, definimos el alcance de los cambios que se requerían. A partir de esto pudimos determinar qué módulos Tryton eran necesarios para respaldar todos los procesos comerciales.
Los módulos necesarios fueron los siguientes:
- Compra
- Ventas
- Stock
- Contabilidad
- Nómina
- Producción
- Facturación electrónica
- Productos
- Tercero
La implementación
La implementación se completó en ocho meses, durante este tiempo se hizo un cruce entre los procesos existentes en Tryton y los procesos de CAMIR. Esto llevó a que se agregaran funciones adicionales al sistema y nos llevó a identificar áreas adicionales en las que desarrollamos más mejoras.
Trabajando con el equipo de administración, ayudamos a ordenar y recategorizar los productos, eliminando así los productos con más de un código y haciendo que los productos sean más fáciles de encontrar y administrar. El departamento de contabilidad supervisó la reclasificación de los productos para garantizar que las nuevas clasificaciones funcionaran desde el punto de vista contable. Una vez realizado este proceso, los productos se migraron a Tryton.
Lo mismo sucedió con las Partes, Tryton ahora se asegura de que todos sus datos estén vinculados entre sí y se puedan encontrar fácilmente, y que tengan sus identificadores fiscales obligatorios.
Se capacitó al personal asignándoles roles específicos que correspondían a los módulos de Tryton: compras, ventas, almacén, facturación/tesorería, nómina y contabilidad. Esto también acabó con los problemas causados por la falta de procesos documentados, ahora cada trabajador sabe cómo encaja su rol con otras áreas de la empresa y le permite tener un mayor impacto en el valor producido por la empresa.
Esto también ha permitido que las diferentes áreas del negocio estén unidas por los flujos de trabajo que proporciona Tryton.
El uso de formularios en papel se redujo significativamente.
Se implementó la Facturación Electrónica en Tryton desde los sistemas de los contribuyentes, CAMIR ya estaba obligado porSUNATpara hacerlo. Sin embargo, ahora Tryton se comunica directamente con el servicio web de SUNAT, por lo que ya no es necesario imprimir y enviar las facturas por mensajería al cliente. Esto reduce costes, ahorra tiempo y mejora la agilidad procesal.
El Registro de Compras y Ventas al final de cada mes se genera en 3 clics del ratón y esto hace muy felices a los contables.
La implementación inició su fase de pruebas en junio de 2018 y entró en producción el 1 de enero de 2019.
Resultados
Hoy en día, existe orden y trazabilidad en toda la empresa para todas las compras, ventas, procesos de producción y transacciones de nómina, incluido todo el stock recibido o enviado en las tiendas y un seguimiento adecuado de las facturas de compra y venta.
Se ha reducido significativamente el uso de fotocopias y el almacenamiento de papel en archivos físicos. La empresa ha dado un paso importante alejándose de los procesos manuales que abundan en papel hacia sistemas automatizados que utilizan un mínimo de papel.
Se definieron informes que permiten a los gerentes monitorear y controlar los diversos aspectos de la organización.
El área contable ya no se dedica a introducir manualmente facturas de compra y venta en el software contable, porque Tryton las crea automáticamente y las deja disponibles.
La empresa ha implementado Tryton como su sistema ERP sin ningún pago en licencias de software.
Tryton proporciona la autonomía para ajustar la solución para que coincida con cambios futuros en los procesos, productos o la naturaleza cambiante del mercado.
Proveedor