El cliente

InmedioBerlin es un instituto que cubre los campos de

  • Supervisión
  • Mediación
  • Desarrollo organizacional
  • Gestión de conflictos
  • Mediación de paz y diálogo
  • Prevención e intervención en violencia sexual
  • Intervención en crisis

Inmedio tiene una excelente reputación no sólo en Berlín y Alemania, sino también a nivel internacional. Sus clientes son particulares, familias, empresas, universidades e instituciones nacionales (por ejemplo, el Ministerio de Asuntos Exteriores de Alemania) e internacionales. El instituto tiene varios años de experiencia en la moderación de conflictos internacionales en Europa (por ejemplo, Ucrania/Rusia, Armenia/Azerbaiyán), África (Etiopía) y Asia (Sri Lanka). El equipo central está formado por cinco socios que trabajan principalmente juntos de forma remota.

El reto

La empresa utilizaba Excel, Word, vCard y DropBox para su administración y gestión pero estas herramientas habían llegado a sus límites. El principal desafío fue recopilar datos ampliamente difundidos que estaban almacenados en muchos archivos diferentes y reunirlos en un sistema integrado. Estos datos incluían:

  • Direcciones/contactos agrupados por categorías que deben estar disponibles para correo electrónico, telefonía y móviles como base para la gestión de relaciones con clientes.
  • Grupos de miembros, incluyendo ofertas, contratos, facturación e impresión de certificados.
  • Contabilidad mediante el método de ingresos netos.
  • Facturación internacional con manejo de regulaciones de IVA alemanas, suizas y europeas.
  • Centro de costos del socio.
  • Reclamación de pagos a clientes
  • Informes bancarios
  • Proyectos y presupuestos

El objetivo era almacenar todos estos datos en una solución en la nube, ya que la mayor parte del trabajo se realiza desde la oficina en casa o mientras se viaja. Todos los datos deben estar protegidos conAutenticación de 2 factoresoVPN.

La solución

Tryton satisfizo perfectamente las necesidades del cliente, combinado con un coste total de propiedad muy razonable. Decidimos aprovechar el soporte a largo plazo y comenzamos con Tryton 6.0, la última versión de LTS en ese momento. La solución principal utiliza módulos existentes excepto la sincronización vCard. Para llenar este vacío, se desarrolló una interfaz personalizada que sincroniza los datos de contacto de forma regular. Además, tuvimos que mejorar los informes, especialmente sobre el centro de costos y los impuestos.

La implementación

Se decidió ejecutar los servidores en nuestro socio de nubeHetznerque proporciona centros de datos muy estables, seguros y ecológicos en Alemania y Finlandia. El esfuerzo principal se centró en recopilar, armonizar e importar los datos. También creamos plantillas de servicio predeterminadas para cubrir una cantidad decente de IVA especial y variaciones del centro de costos. También se realizaron algunas mejoras en los informes, especialmente para el centro de costos y los impuestos. Para poner en funcionamiento el sistema, realizamos sesiones de capacitación en vivo con el cliente y acordamos tener reuniones en línea semanales para garantizar que todo funcionara sin problemas. Hubo que introducir mucha información bancaria y de partidos en el sistema, pero la influencia positiva en la carga de trabajo se hizo evidente después de las primeras 6 semanas. Desde el 1 de enero de 2022, Tryton genera todas las facturas de la empresa.

Después de un tiempo notamos que, una vez importados los informes bancarios (porMT940) no podíamos contabilizar las líneas importadas, así que decidimos crear una extensión. Ahora podemos contabilizar directamente las líneas bancarias importadas. También necesitábamos informes personalizados (prima nota), que se añadieron al sistema.

Resultados

Después de dos meses de pruebas, el informe fiscal luce tan bien como puede lucir un informe fiscal. El cliente también ahorra una buena cantidad de dinero al no tener que recurrir más a un asesor fiscal externo.

Proveedor

m-ds

Queremos expresar nuestra gratitud a David Harper (módulo totp), Korbinian Preisler (¡consejos sobre la configuración de impuestos y muchas sugerencias!) y a la Fundación Tryton, sus seguidores y la comunidad.